werkbook

Abnahmeprotokoll: Inhalt, Ablauf und Vorlage

Claude ·

Heizungsbauer und Kunde schauen im Heizungskeller gemeinsam aufs Handy, der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm.

Kurz gesagt

Ein Abnahmeprotokoll hält fest, dass der Kunde Ihre Arbeit annimmt: wer, was, wann, mit welchen Mängeln und bis wann die behoben werden, unterschrieben von beiden Seiten. Das Gesetz schreibt kein Protokoll vor, die Abnahme selbst aber schon (§ 640 BGB). Und an der Abnahme hängt Ihr Geld: Mit ihr wird die Vergütung fällig, die Gewährleistung beginnt, und ab jetzt muss der Kunde beweisen, dass ein Mangel schon vorher da war.

Wozu das Protokoll da ist

Mit der Abnahme erklärt der Kunde, dass Ihre Leistung im Wesentlichen dem Vertrag entspricht. Er ist dazu verpflichtet, und wegen unwesentlicher Mängel darf er sie nicht verweigern (§ 640 Abs. 1 BGB). Mit der Abnahme ändert sich einiges auf einen Schlag:

Ohne Protokoll findet die Abnahme trotzdem statt: Wer die Anlage benutzt und die Rechnung zahlt, hat abgenommen, und nach VOB/B gilt die Leistung spätestens zwölf Werktage nach der schriftlichen Fertigstellungsmeldung als abgenommen (§ 12 Abs. 5 VOB/B). Nur weiß dann keiner mehr, an welchem Tag, in welchem Zustand und mit welchen Mängeln. Genau darüber wird später gestritten.

Was ins Abnahmeprotokoll gehört

Der Anfang eines Abnahmeprotokolls in der Werkbook-App auf dem Handy: Kunde und Objektadresse mit Karte, Auftragsnummer und Gewerk.
Die Mängel im Protokoll: Beschreibung, Frist und Fotos, danach die Fotos der fertigen Arbeit.
Das Ende des Protokolls: das Ergebnis und die Unterschrift des Kunden.

So läuft die Abnahme vor Ort

  1. Fertig melden und Termin machen. Sagen Sie dem Kunden schriftlich, dass die Arbeit fertig ist. Nach VOB/B muss die Abnahme dann binnen zwölf Werktagen stattfinden (§ 12 Abs. 1 VOB/B).
  2. Gemeinsam durchgehen. Zeigen Sie, was gemacht wurde, und führen Sie es vor: Die Heizung läuft, das Fenster schließt, das Licht geht an. Weisen Sie den Kunden ein.
  3. Mängel aufnehmen. Alles, was der Kunde bemängelt, kommt ins Protokoll, so genau, dass ein Kollege es ohne Rückfrage findet, mit Foto und Frist. Was Sie nicht als Mangel anerkennen, schreiben Sie als Einwendung dazu.
  4. Ergebnis festhalten und sofort unterschreiben, solange alle vor der Anlage stehen. Der Kunde bekommt sein Exemplar als PDF, das Büro auch.
  5. Danach: Rechnung schreiben, Mängel in der Frist beheben, Nachabnahme dokumentieren.

Zwei Beispiele:

Typische Fehler

  1. Mängel zu ungenau beschreiben. „Fenster nachstellen“ hilft in vier Wochen niemandem. Welches Fenster, was genau, am besten mit Foto.
  2. Keine Frist für die Nachbesserung. Ohne Datum versandet die Sache, und der Kunde hält derweil Geld zurück, in der Regel das Doppelte der Mängelbeseitigungskosten (§ 641 Abs. 3 BGB).
  3. Rechnung vor der Abnahme. Die Vergütung wird erst mit der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB). Erst abnehmen lassen, dann abrechnen.
  4. Keine Fotos. Dass nach der Abnahme der Kunde einen Mangel beweisen muss, nützt Ihnen nur, wenn Sie zeigen können, wie die Arbeit bei der Übergabe aussah.

Häufige Fragen

Ist ein Abnahmeprotokoll Pflicht?

Das BGB verlangt die Abnahme, nicht das Protokoll. Nach VOB/B muss bei einer förmlichen Abnahme der Befund gemeinsam schriftlich niedergelegt werden, und jede Seite bekommt eine Ausfertigung (§ 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B).

Wer muss unterschreiben?

Der Kunde oder jemand, der für ihn abnehmen darf, zum Beispiel der Bauleiter oder Hausverwalter mit Vollmacht. Von Ihrer Seite unterschreibt, wer die Abnahme durchführt.

Was, wenn der Kunde die Abnahme verweigert?

Wegen unwesentlicher Mängel darf er das nicht (§ 640 Abs. 1 BGB), wegen wesentlicher schon, bis sie beseitigt sind (§ 12 Abs. 3 VOB/B). Halten Sie Verweigerung und Gründe im Protokoll fest. Setzen Sie eine angemessene Frist zur Abnahme und nennt der Kunde darin keinen Mangel, gilt die Leistung als abgenommen; bei Verbrauchern nur mit einem Hinweis in Textform auf diese Folge (§ 640 Abs. 2 BGB). Im Streitfall hilft die Handwerkskammer oder ein Anwalt für Baurecht.

Was heißt Abnahme unter Vorbehalt?

Der Kunde nimmt ab und behält sich seine Rechte wegen der aufgeführten Mängel vor (§ 640 Abs. 3 BGB). Für Sie ist das der Normalfall bei kleinen Restarbeiten: Die Fristen laufen ab heute, die Rechnung ist fällig, und die Restarbeiten stehen mit Datum im Protokoll.

Gilt eine Unterschrift auf dem Handy oder Tablet?

Das BGB schreibt für die Abnahme keine Form vor. Für die Niederschrift nach VOB/B genügt ein PDF mit der Unterschrift des Kunden, Datum und Uhrzeit. Schreibt Ihr Vertrag eine besondere Form vor, fragen Sie vorher nach.

Was ist mit Mängeln, die erst später auffallen?

Für die haftet der Betrieb bis zum Ende der Verjährungsfrist, nur muss der Kunde beweisen, dass der Mangel schon bei der Abnahme vorlag (§ 363 BGB). Nach VOB/B muss er die Beseitigung vor Ablauf der Frist schriftlich verlangen (§ 13 Abs. 5 VOB/B).

Quellen